De onderwerpregel in een e-mailnieuwsbrief

“What's in a name?” is een tekst van Shakespeare, waarmee hij eigenlijk wil zeggen dat je naam in het contact met elkaar de binnenkomer is en daarmee een bijzonder belangrijk uitgangspunt in de communicatie. En dat geldt dus ook voor de onderwerpregel van een e-mailbericht, die we als een bij iemand binnenkomende “naam” mogen beschouwen...

Als we onze e-mails binnen laten komen, verschijnt er een stroom van berichten in onze mailbox. Van tevoren weten we al dat we met de meeste mailtjes niets zullen doen want de Spam blijft, ondanks de nieuwe wetgeving, even hard binnenstromen, lijkt het soms wel. Dus dat wordt schrappen in de binnenkomende e-mails.

Als jíj bij de binnenkomende berichten zit, zorg er dan om te beginnen voor dat je héle bericht in de onderwerpregel zichtbaar is! Want alles wat niet meteen begrepen wordt, loopt een heel groot risico meteen naar de bak “Verwijderde items” verplaatst te worden!
Maar de hordeloop in de race die aandacht vragen heet, gaat nog verder.

Ga eens nadenken over hoeveel woorden je wérkelijk nodig hebt om je boodschap zo gecondenseerd mogelijk in de onderwerpregel te laten verschijnen.
Een belangrijk hulpmiddel daarbij is dat je je realiseert dat het onderwerp altijd twéé invalshoeken heeft: een vormelijke en een inhoudelijke.
Laten we als voorbeeld eens de nieuwste titel van onze uitgeverij nemen: 'Zelfdoding in het Licht van de Ziel'  - www.zelfdodinginhetlichtvandeziel.nl

In de onderwerpregel kunnen we bij een dergelijke titel erbij zetten: Nieuwsbrief - Persbericht en zo kun je nog even doorgaan. Het eerste wat je je afvraagt, is of het wel nodig is om zo’n vormelijk iets erbij te plaatsen. Alles wat vormelijk is, is namelijk meteen ook zakelijk en betekent afstand. Wil je dat je mail op een correct-zakelijke manier benaderd wordt? Past dat wel bij de inhoud en de toon van je boodschap?

Bedenk ook dat elk onnodig woord in het nadeel is van het aandacht vragen voor de kern van je boodschap.
Een extra, vormelijke, toevoeging kan ook in je voordeel werken. Als je e-mail naar de pers gaat, is het voor de pers bijzonder fijn te weten dat het om een persbericht gaat, want men ontvangt dagelijks duizenden berichten in allerlei soorten, niet alleen persberichten! De inhoudelijke kant van de onderwerpregel wordt door de pers meestal goed bekeken (het gaat immers om nieuws), maar het bericht moet wel eerst op de goede afdeling aangekomen zijn en dan is het woord “Persbericht” erg handig!

Het woord 'Nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar de pers toe maakt moe, want waarvoor vraag je eigenlijk aandacht: voor een hele nieuwsbrief of voor een onderwerp uit de nieuwsbrief. Het woord is in dit geval niet genoeg “to the point”. Onduidelijkheid wekt irritatie bij organisaties die snel willen werken.

De inhoudelijke kant van de onderwerpregel verzorgen is naar mijn idee het moeilijkste onderdeel van een e-mail nieuwsbrief. Er zitten veel kanten aan je onderwerp en je e-mail gaat naar verschillende soorten mensen of organisaties die eigenlijk steeds een wat andere invalshoek vragen. Dus dat zijn heel wat invalshoeken! Die ga je allemaal aanvoelen, inzoverre je er de tijd voor hebt, natuurlijk. Maar uiteindelijk ga je na al dit aanvoelswerk terug naar wat voor jou aanvoelt als de kern van datgene wat jij van jezelf naar buiten wilt brengen. 

Het leuke is dat als je er zo mee bezig gaat, je je op een gegeven ogenblik flink kunt gaan irriteren want het schiet niet op; wees niet verbaasd wanneer blijkt dat dit het moment is waarop de essentie van wat je aan het doen bent, naar boven wil komen! Kijk er dan evenmin vreemd van op dat je besluit de woorden te kiezen die naar je eigen gevoel de zaak van wat je probeert te communiceren, zo dicht mogelijk benaderen. Beter kan het niet, lijkt me, want dan zit je helemaal in jouw waarheid en van daaruit is het fijn werken en leven! Het resultaatgericht denken laat je achter je en toch zul je nooit een beter resultaat boeken!

Een goede onderwerpregel voor een e-mailbericht ontstaat dus in het aanvoelen wat bij jou en de ander speelt en in het jezelf te durven laten zien; je zult merken dat op haast miraculeuze wijze jouw waarheid met betrekking tot de onderwerpregel als vanzelf omhoog rijst!

Ben je niet taalvaardig? Breng dan iemand die dat wél is, jouw waarheid over.

Zit verder nergens over in, je hebt je best gedaan en hopelijk, al met al, met veel plezier!